productivity hacks

If you feel like you’re consistently finding there’s more "work" than there is "day," you’re not alone.

Слишком многие из нас увязли в решении одних и тех же проблем, тратя время на задачи, которые на самом деле не важны, используя свое время неэффективно и бессистемно. Но когда вы начинаете думать о себе как о распорядителе восьми часов драгоценного рабочего времени, которое у вас есть в течение дня, ваши рабочие привычки определенно станут более рациональными и целенаправленными.

Ниже приведены семь хитростей, которые могут сэкономить как минимум час вашего времени ежедневно при последовательном применении. Имейте ввиду, что не все из этих хитростей подходят для любого бизнеса или отрасли.  Например, если вы медработник, сорудничающий с местным министерством здравоохранения, я бы не рекомендовал вам отправлять все входящие звонки на голосовую почту.

Примечание: любые толковые математики заметят, что при осуществлении каждой из перечисленных ниже семи хитростей, вы сэкономите до 13.5 часов в день. Но прежде чем вы воодушевитесь мыслями о том, что эти хитрости позволят вам вообще не появляться в офисе, имейте ввиду, что количество времени, которые вы сэкономите благодаря одной хитрости, будет зависеть от того, сколько времени вы в тратите на каждую задачу. Извините.

1.      Установите определенное время для проверки электронной почты

То, на что современный человек тратит больше всего времени - это проверка электронной почты и ответы на входящие письма. Если вы мне не верите, попытайтесь проследить, как часто вы используйте электронную почту в течении всего дня, и вы увидите, сколько времени вы на это тратите.

In fact, some research even suggests that email takes up 28% of the average worker's day; this translates into the second-most time-consuming activity we take part in during the day.

Не поддавайтесь почти непреодолимому желанию ответить на каждое письмо, о приходе которого вас оповещает телефон или компьютер, а вместо этого ограничьтесь проверкой почты и ответами на входящие письма в установленное время в течение дня. Количество проверок почты будет зависеть от типа бизнеса, которым вы управляете , однако Тим Феррис, автор книги 4-х часовая рабочая неделя, предлагает проверять почту дважды в день:

В своем блоге он пишет: “самый быстрый метод, который я обнаружил для контролирования внезапных желаний проверить почту - настройка автоматического ответа на входящие письма, в котором сообщается, что вы будете проверять почту дважды в день или реже". Позволяя вашим заказчикам, клиентам и коллегам точно знать, когда вы проверяете почту, вы в действительности учите их общаться с вами на ваших условиях.

Я обнаружил, что программа Пауза входящих сообщений для Gmail является чрезвычайно полезной в уменьшении моей умственной нагрузки в отношении электронной почты.

Предполагаемое сэкономленное время: 2.24 часа в день, что составляет 28% от восьмичасового рабочего дня.

2.      Позвольте входящим звонкам отправляться на голосовую почту

Если вы не ожидаете звонка, в котором решается вопрос жизни и смерти, не чувствуйте себя обязанным поднимать трубку каждый раз, когда звонит телефон. Если вы - частный предприниматель, это может быть сложнее; возможно вы не захотите, чтобы важные коммерческие звонки отправлялись на голосовую почту.

Но, по возможности, смотрите на определитель номера, и отвечайте только на срочные звонки. Со временем вы обнаружите, что около 90% звонков могут благополучно отправляться на голосовую почту, и вы можете отвечать на них в конце дня (только убедитесь в том, что вы действительно на них отвечаете). For an excellent overview of why phone calls are often a waste of time and cause lost productivity, see "Sorry, No Calls."

"Дозирование" ваших телефонных звонков не только сэкономит время, но и будет означать, что вы более сосредоточены и продуманы при общении с клиентами и коллегами. Они оценят то факт, что вы намеренно выделили время чтобы связаться с ними, и что время, потраченное вами на общение с ними по телефону, является непрерывным и продуктивным.

Предполагаемое сэкономленное время: от одного до двух часов в день.

3.      Наличие ежедневного плана

If you’ve ever come home at the end of the day with that sinking feeling of "I didn’t get anything done today," this hack is for you.

Увязнуть в постоянном реагировании на ситуации, людей и кризисы легко. Но вместо того, чтобы другие диктовали вам ваш день, имейте в распоряжении план с заблаговременно отобранными проектами и делами.

Установив определенное количество времени для каждой задачи, например, час, чтобы закончить тот доклад о бюджете, вы, вероятнее всего, будете "гиперсосредоточены" и не позволите себе отвлекаться.

Это не значит, что вы должны игнорировать все вокруг; это значит, что вы оставляете время для того, чтобы справиться с непредвиденными ситуациями, которые могут возникнуть.

Предполагаемое сэкономленное время: от одного до двух часов в день.

4.      Контролируйте использование социальных медиа

Мы знаем, что социальные медиа, будучи абсолютно необходимыми для владельцев бизнеса, действительно могут "растратить" ваш день. Большинству из нас, вероятно, будет неловко признаться, сколько времени мы тратим на проверку Фэйсбука и Твиттера!

Как часть вашего ежедневного плана, установите время на проверку и просмотр социальных медиа. Убедитесь, что вы выделили время на написание постов и проверку комментариев в блоге, а также на отслеживание комментариев и ответы на вопросы в социальных сетях.

Онлайн инструменты для отслеживания времени, такие как Rescue Time и Toggl, могут дать вам точное представление о том, сколько времени вы тратите на различные задачи, а так же помочь контролировать время, проведенное в социальных медиа.

Предполагаемое сэкономленное время: от одного до двух часов в день.

5.      Свести продолжительность совещаний к минимуму

При средней продолжительности совещания приблизительно 45 минут, большинство из нас проводят на них половину своей жизни, а значит ограничение частотности и продолжительности таких совещаний имеет решающее значение.

Многие совещания можно избежать, заменив их на групповую рассылку по email или на короткий телефонный звонок, так что не бойтесь предложить альтернативу традиционным личным встречам.

Если совещание неизбежно, убедитесь, что оно хорошо организовано, что участники совещания не сидят без дела и тема совещания соблюдена (если вы отвечаете за это). Установите время начала и окончания совещания, и убедитесь в том, что все участники знают, во сколько совещание должно быть официально завершено.

Предполагаемое сэкономленное время: до трех часов в день. Если предположить, что половина 8-ми часового рабочего дня тратится на совещания, до трех часов может быть сэкономлено, если заменить личные встречи на электронную групповую рассылку или телефонные звонки.

6.      Say no to "busy work"

There’s a growing acknowledgement among business professionals that "busy" doesn’t equal "productive." Не позволяйте себе увязнуть в тенденции к выполнению небольших и незначительных задач,которые в итоге не приносят никакой пользы.

Выполнение таких задач, как организация своего рабочего места, цветная маркировка файлов, или подбор подходящего шрифта, в данный момент может показаться важным, но на самом деле они убивают ваше время. Пока есть время и место для выполнения большинства задач (даже, казалось бы,незначительных), убедитесь, что вы выполняете их не просто для того, чтобы оставаться занятым.

Наличие ежедневного плана должно помочь вам выполнять необходимую работу, но в течение дня периодически спрашивайте себя: “Поможет ли это развить мой бизнес?”, что может дать вам немного дополнительной мотивации и ясности.

7.      Используйте программы для максимизации эффективности

Использование различных программ - отличный способ ускорить выполнение регулярных задач. Roboform, Boomerang for Gmail, иDropbox - вот 3 самые рекомендуемые программы для увеличения продуктивности. Чтобы увидеть весь список, читайте мою статью, “10 программ, которые увеличат вашу эффективность.”

Приблизительное сэкономленное время: до одного часа в день.

Заключение

Hopefully you’ve used your allotted "reading favorite blogs" time to read this article; otherwise, it’s time to stop reading and build it into your plan for tomorrow! Для больших идей для бизнеса и предпринимательства, смотрите эти ресурсы.

Какими хитростями для увеличения эффективности из списка вы уже успешно пользуйтесь? Каких других хитростей не хватает в этом списке, если вы считаете их особенно полезными? Обсудите это в комментариях ниже!

Image courtesy of 1shots